Création d’une marketplace interne avec Power Apps

Optimisation du processus de commandes internes Dans une entreprise de formation possédant plusieurs centres, la gestion des commandes internes (EPI, panneaux, fournitures, etc.) reposait sur un processus manuel, fastidieux et chronophage. Chaque centre transmettait ses besoins via différents fichiers Excel, propres à chaque fournisseur, à un référent chargé de centraliser les demandes. Ce fonctionnement entraînait des délais importants et un suivi peu efficace. Solution mise en œuvre : Une marketplace interne a été développée pour centraliser et simplifier la gestion des achats. Chaque centre peut désormais effectuer ses propres commandes directement via la plateforme, libérant ainsi le référent de tâches répétitives et lui permettant de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. L’outil s’appuie sur Power Apps pour l’interface utilisateur, Power Automate pour automatiser les flux, et SharePoint pour la gestion du catalogue produits. Ce dispositif améliore significativement la traçabilité, le suivi et l’archivage des commandes. Un accompagnement complet a été assuré auprès des différents intervenants (IT, intégrateurs, utilisateurs), incluant des sessions de formation et la mise à disposition de documents personnalisés pour garantir une adoption rapide et efficace.

Réalisations

Planification et Conception

  • Discussion des idées, définition du résultat attendu, réalisation des premières ébauches et identification des difficultés potentielles, réalisation d'une feuille de route.

  • Conception et réalisation de l'UI/UX de l'application.

  • Définition des "rayons" pour catégoriser les articles.

  • Élaboration d'une architecture de données sur SharePoint pour faciliter l'intégration des produits.

  • Application du principe fondamental : simplicité et intuitivité pour l'utilisateur final, avec une conception facilitant les évolutions par les équipes IT.

Développement et Intégration

  • Mise en place d'une authentification via Microsoft Entra ID, réservée aux directeurs de centre et à leurs assistant(e)s, pour accéder à l'application.

  • Création d'un accès administrateur au sein de l'application.

  • Conception et développement d'un site SharePoint privé associé à la marketplace.

  • Développement d'une connexion spécifique pour certains centres, basée sur une donnée précise de SharePoint (hors authentification Microsoft Entra ID et accès administrateur).

  • Synchronisation entre les galeries de l'application et les données produits hébergées sur SharePoint.

  • Développement d'un panier regroupant les produits sélectionnés par l'utilisateur.

  • Mise en place du processus d'envoi des commandes via Power FX et Power Automate.

  • Développement d'une solution de détection automatique des produits pour chaque fournisseur.

  • Création d'une page HTML/CSS dynamique pour générer les bons de commande (un bon par fournisseur présent dans le panier de l'utilisateur), lesquels sont envoyés en pièce jointe d'un mail directement au fournisseur.

Journalisation et Traçabilité

  • Journalisation automatisée des connexions (Power Automate) et stockage des logs sur SharePoint.

Gestion des Processus et Suivi

  • Workflow d’approbation par mail (assistant(e)/directeur) ou envoi direct aux fournisseurs.

  • Archivage des bons de commande sur SharePoint et suivi par mail (approbation, attente, envoi, erreur).

Documentation, Formation et Support

  • Rédaction de documents techniques, formations aux équipes et vidéo explicative assistée par IA.